ANLEITUNG: BUCHUNGEN VERWALTEN

Buchungsfunktionen für Veranstalter:innen

Manage bookings | MY EVENT: Hier findest du die wichtigsten Buchungsfunktionen für die Arbeit im Backend von MY EVENT auf kulturgehtweiter.de – wir hoffen, dass du dich damit zurechtfindest und dass wir deine Fragen in den FAQs beantworten konnten.

Buchungen verwalten

Das Verwalten der Buchungen ist ganz einfach. Kund:innen, Veranstalter:innen und Admins haben jeweils eigene Buchungs- Seiten, auf denen sie alle bestehenden Ticketbuchungen sehen können.

Kund:innen: Buchungen

Kund:innen sehen alle ihre Buchungen auf der Seite Meine Buchungen. Um dorthin zu gelangen, klicke im Header auf Meine Buchungen. Auf der Seite Meine Buchungen können Kund:innen –

• alle gebuchten Tickets sehen.
• Buchungs- & Zahlungsstatus prüfen.
• Tickets herunterladen.
• Zugangsdaten für Online-Events abrufen.

Admins: Buchungen

Admins können alle Event-Buchungen auf der Seite Admin-Panel -> Buchungen sehen. Um dorthin zu gelangen, klicke im Admin-Panel auf Buchungen. Auf der Seite Buchungen können Admins –

• alle gebuchten Tickets einsehen.
• Buchungs- & Zahlungsstatus prüfen.
• den Zahlungsstatus („Bezahlt“) ändern und Buchungen aktivieren/deaktivieren.
• den Status von Stornierungsanfragen aktualisieren – z. B. genehmigt/erstattet – mit Bearbeiten
• Buchungsdetails ansehen.

Veranstalter:innen: Buchungen

Veranstalter:innen sehen alle ihre Event-Buchungen auf der Seite Buchungen verwalten. Um dorthin zu gelangen, klicke im Header im Konto-Dropdown auf Buchungen verwalten. Auf der Seite Buchungen verwalten können Veranstalter:innen –

• alle für ihre Events gebuchten Tickets einsehen.
• Buchungs- & Zahlungsstatus prüfen.
• den Zahlungsstatus („Bezahlt“) anpassen und Buchungen aktivieren/deaktivieren.
• den Status von Stornierungsanfragen aktualisieren – z. B. genehmigt/erstattet – mit Bearbeiten
• Buchungsdetails ansehen.

Veranstalter:innen: Einnahmen

Veranstalter:innen sehen alle Einnahmen ihrer Events auf der Seite Einnahmen verwalten. Um dorthin zu gelangen, klicke im Header im Konto-Dropdown auf Einnahmen verwalten. Auf der Seite Einnahmen verwalten können Veranstalter:innen –

• eine Übersicht über Umsätze und Einnahmen ihrer Events anzeigen, z. B.:

  • Gesamtsumme Buchungen aller Verkäufe.
  • Gesamte Provision, die vom Admin abgezogen wurde.
  • Gesamter Gewinn.

• Umsatz- & Einnahmenberichte nach Events ansehen.

• Umsatz- & Einnahmenberichte nach Events und Buchungsdatum filtern.

• den Status der monatlichen Auszahlungen je Event nachverfolgen (überwiesen oder nicht).

Stornierung & Erstattung

Tickets sind grundsätzlich vom Umtausch ausgeschlossen. Käufer:innen können ihre Tickets nicht zurückgeben. Veranstaltungen können ausschließlich von Veranstalter:innen abgesagt werden.

Sobald eine Veranstaltung abgesagt wurde, werden alle Beteiligten umgehend per E-Mail informiert. Der bezahlte Betrag für das/die Ticket(s) wird zu 100 % automatisch über unser System per PayPal erstattet.

Im Anschluss erhält der/die Veranstalter:in eine Rechnung über die noch ausstehenden Gebühren für die Zahlungs-Dienstleistung sowie für die Bereitstellung unserer Verwaltungsleistung. Die jeweils aktuellen Gebühren sind in den AGB aufgeführt.

Veranstalter:innen: Absage von Veranstaltungen

Die Absage erfolgt durch Veranstalter:innen im jeweiligen Dashboard. Nach der Absage:

• werden alle betroffenen Nutzer:innen automatisch informiert,
• werden alle zugehörigen Buchungen deaktiviert (ungültig),
• wird der volle Ticketbetrag automatisch via PayPal erstattet.

Statusanzeigen (Erläuterung)

Statusangaben dienen der Nachverfolgung. Bei einer Eventabsage setzt das System die zugehörigen Buchungen automatisch auf Deaktiviert – Ungültig und markiert die Erstattung entsprechend. Manuelle Eingriffe durch Käufer:innen sind nicht erforderlich.

Ticketscanner

MY EVENT verfügt über einen integrierten Ticketscanner. Veranstalter:innen & Admins können Eintrittstickets direkt am Einlass über die Website scannen – mit jedem Mobilgerät oder Laptop mit Webcam.

Der Ticketscanner liest den QR-Code auf dem Ticket, prüft die Gültigkeit und bietet die Option, einzuchecken. Nach dem Check-in kann ein Ticket nicht erneut gescannt werden.

Voraussetzungen

Der Ticketscanner benötigt Folgendes:

1. Eine Website mit HTTPS (SSL-Zertifikat).
2. Ein Gerät mit Kamera/Webcam.
3. Browserberechtigung, die Kamera zuzulassen.

Der QR-Code-Scanner fordert automatisch die Kamerafreigabe an. Nach dem Erteilen der Berechtigung wird nicht erneut gefragt und der Scanner funktioniert nahtlos. Falls der Browser ausnahmsweise nicht fragt, musst du die Kamera in den Browser-Einstellungen manuell erlauben.

Ticket-PDF

Bevor wir zum Ticketscanner gehen, ein Blick auf das Ticket-PDF. MY EVENT erzeugt Tickets im PDF-Format mit einem eindeutigen QR-Code.

• Der QR-Code enthält eine eindeutige Ticket-ID + Bestellnummer, die einem einzelnen Ticket einer Kund:in zugeordnet ist.
• Tickets sind im PDF-Format – dadurch sind sie auf allen Geräten kompatibel.
• Der QR-Code ist groß dargestellt; das beschleunigt das Scannen und du musst nicht heranzoomen.
• Veranstalter:in | Kund:in – beide können Tickets über ihre Buchungen Seite herunterladen.

Scannen & Check-in

Der Scan- und Check-in-Prozess ist sehr unkompliziert.